Či už je to vaše vlastné rozhodnutie alebo ste do zmeny nútení vonkajšími okolnosťami, sťahovanie kancelárie je vždy značná výzva. Recept na dokonalý postup neexistuje, ani šablóna, ktorá bude rovnako platiť pre každú firmu. No existujú určité opatrenia, ktoré vám môžu ušetriť veľa času a zbytočného stresu. Ak ich potrebujete, čítajte ďalej.
Majte plán
Základom šťastného konca je múdry začiatok. Práve preto, pred tým, než sa pustíte do samotného sťahovania, majte presný a starostlivo vypracovaný plán. Rozdeľte ho na niekoľko oblastí, určite nevynechajte nasledovné body:
- ČASOVÝ HARMONOGRAM: Najprv by ste mali vedieť, dokedy by ste mali dokončiť sťahovanie kompletne, čiže nielen odvoz vecí zo starej kancelárie, ale aj zariadenie novej kancelárie na prenájom. V rámci zostávajúceho časového intervalu si vytvorte rozvrh. V tomto bode sa zamyslite nad tým, aké sú vaše povinnosti, ktoré úlohy môžete delegovať iným, či budete potrebovať zabezpečiť dočasné náhradné priestory, upratovaciu alebo sťahovaciu službu atď.
- FINANČNÝ ROZPOČET: Ak už máte vymedzenú nejakú aspoň približnú sumu na sťahovanie, zistite, či sa do nej „zmestíte“. Spíšte si všetky položky, za ktoré budete musieť zaplatiť, či už ide o nákupy, dopravu/benzín alebo služby. Pozrite si cenovú ponuku sťahovacích firiem a rozhodnite sa, či je pre vás výhodnejšie sťahovanie na vlastnú päsť alebo sa radšej zveríte do rúk profesionálov.
Poraďte sa s odborníkmi o tom, ako by sa dalo váš finančný rozpočet na sťahovanie vylepšiť. Na internetovom portáli Financer.sk si môžete prečítať užitočné informácie o tom, čo je podnikateľský úver, napríklad. No nájdete tu aj iné tipy, ako narábať s financiami.
- NÁKUPNÝ ZOZNAM: Krabice, lepiace pásky, čistiace prostriedky, možno nové kusy nábytku alebo občerstvenie pre kolegov počas dobrovoľnej víkendovej brigády. Napíšte všetko, čo vám napadne, potom tieto položky rozdeľte do kategórií podľa toho, kde si ich zadovážite (čiže vznikne presne toľko kategórií, v koľkých obchodoch budete nakupovať).
Navštívte aj online bazáre, facebookové skupiny zamerané na výmenu alebo darovanie vecí a neváhajte sa opýtať aj svojich známych, či sa u nich nepovaľujú nejaké veci, ktoré môžu byť pre vás pri sťahovaní užitočné. Môže vám to ušetriť niekoľko eur, no takýto postup je zároveň aj ekologickejší.
Nikdy nie je príliš skoro
Ak sa rozhodnete tak, že si sťahovanie kancelárie uľahčíte využitím rôznych služieb, do vybavovania sa pustite čo najskôr. Využite možnosť konzultácie, zistite predbežnú cenu a dohodnite sa na presných dátumoch. Tento krok vám môže otvoriť ďalšie dvere a priniesť účinné riešenia. Napríklad, sťahovacia firma Ivanex ponúka sťahovanie kancelárií v Bratislave, no to neznamená, že neviete jej služby využiť aj inde, kľudne v rámci celej EÚ. Ponúka navyše aj bezplatnú obhliadku priestorov, aby cenová ponuka vznikla podľa čo najpresnejších parametrov.
Presné informácie pre každého
Celkom častou chybou pri sťahovaní kancelárií a firiem je to, že sa zabudne na informovanie zamestnancov. Pričom tento krok je jedným z najdôležitejších ešte počas prípravnej fázy. Rozpošlite hromadný email s presnými informáciami, ale nebráňte sa ani osobným rozhovorom. Aj keď takéto obdobie predstavuje intenzívne riešenie mnohých dôležitých úloh plné stresu, myslite na to, že pri vaši zamestnanci potrebujú mať pocit istoty a dôvernú podporu.
Okrem základných informácií o časovom harmonograme a novom mieste nezabudnite svojich kolegov informovať aj o tom, čo si táto situácia vyžaduje od nich. Vypratanie pracovných stolov a odvoz osobných vecí nemusí byť pre každého jednorazovou záležitosťou.
V závislosti od vašej firemnej kultúry môžete svojich kolegov poprosiť o pomoc, napríklad pri balení predmetov. Malo by to byť ale na dobrovoľnej báze, okrem toho, pokiaľ by to prebiehalo mimo pracovného času, nezabudnite im zabezpečiť adekvátne občerstvenie.
Čistota za každých okolností
Majte vo všetkom poriadok, no rovnako dbajte aj na čistotu. V prvom rade, jednotlivé predmety zabaľte až po tom, že ste ich dôkladne vyčistili. Následne sa vyberte na obhliadku nových priestorov a v prípade potreby ich podrobte veľkému upratovaniu. Odstránenie prachu a utretie podlahy pred začatím vybaľovania by ale malo byť samozrejmosťou v každom prípade. Nezabudnite sa postarať ani o čistotu starých priestorov. Nakoniec starostlivo opravte aj poškodenia, ktoré ste si všimli až po odvoze zariadenia.
